Charte de l’Association Congolaise des Étudiantes de l’Université de Sherbrooke

(A.C.E.U.S)

2500, boul. Université, Local 118, Pavillon du Service à la vie Étudiante
Sherbrooke, Québec, J1K 2R1, Canada

Dans ce document, le genre masculin est utilisé comme générique dans le seul but d’alléger le texte.

Article I.
Constitution, dénomination et abrogation

L’Association congolaise des étudiants de l’Université de Sherbrooke est formellement constituée aux termes de :

• Loi québécoise sur les compagnies ;
• Présente charte proposée (et adoptée) à l’Assemblée Générale des membres exécutifs par le biais de vote. De ce fait, ils abrogent les statuts et règlements antérieurs.

Article II.
Préambule

• Considérant l’absence flagrante d’un regroupement ou d’une association des ressortissants de la République Démocratique du Congo à l’université de Sherbrooke;
• Considérant l’importance du nombre des étudiants congolais à l’Université de Sherbrooke;
• Considérant les difficultés d’intégration tant scolaire, sociale, culturelle que
  professionnelle auxquelles sont en butte plusieurs ressortissants congolais à leur arrivée et l’impérieuse nécessité d’y faire face courageusement et rapidement;
• Considérant la nécessité pour les étudiants congolais de l’Université de Sherbrooke de prendre conscience des réalités et des changements présents et futurs qui ont cours en République démocratique du Congo, et ce, à dessein de poser des gestes responsables dont on attend de la part d’une diaspora étudiante consciente et éveillée ;
• Considérant l’importance de s’impliquer dans la vie universitaire dans la perspective d’une participation citoyenne à la vitalité intellectuelle et au rayonnement multiculturel de l’université de Sherbrooke;
• Considérant le contexte international actuel marqué par l’ombre du terrorisme et exigeant ainsi l’existence d’une association solidaire et inclusive pour faire face à toute éventualité;

Nous, étudiants congolais de l’Université de Sherbrooke, réunis le 27 novembre 2015 à l’Université de Sherbrooke, adoptons ce qui suit :

Article III.
Mission

L’ACÉUS s’assigne comme mission, de recenser, de connaître et d’approcher les étudiantes et les étudiants de la République Démocratique du Congo et de la République du Congo Brazzaville inscrits à l’Université de Sherbrooke, afin de créer et d’affermir des liens étroits entre eux en plus de tâcher de les aider de manière optimale non seulement à s’intégrer et à réussir intégralement dans tous les aspects de la vie universitaire et communautaire, mais aussi de prendre part active indirectement ou directement aux changements majeur qui ont cours dans les deux pays susmentionnés.

Article IV.
Objectifs

L’ACÉUS a comme objectifs de:

• Contribuer à la vitalité intellectuelle et au rayonnement multiculturel de l’université par l’organisation des activités éducatives et socioculturelles, comme des débats, des colloques, des conférences, des expositions d’œuvres d’art, des soirées culturelles, etc.
• Promouvoir le rayonnement multiculture de l’université de Sherbrooke par le biais d’exposition des œuvres d’art, des soirées et spectacles culturels
• Créer un fond d’entraide pour venir à la rescousse des étudiantes et étudiants en situation de besoin financier criant, en vue de favoriser leur réussite éducative
• Défendre et protéger les intérêts légitimes de ses membres effectifs en tant que tels
• Collaborer étroitement avec toute association étudiante ayant des visées compatibles avec celles de l’ACÉUS dans le but de développer des projets communs et porteurs d’avenir pour la communauté universitaire.
• Initier des activités à impact visible pour la promotion de la paix, du développement et de stabilité en République Démocratique du Congo et au Congo-Brazzaville.
• 
  

Article V.
Siège social

Le siège social de l’association est fixé au sein de l’Université de Sherbrooke.

Article VI.
Admission et adhésion

Conditions d’admission

Pour être membre il faut :

• Être congolais d’origine ou naturalisé avec présentation d’une carte d’identité (passeport)
• Être étudiant à l’Université de Sherbrooke à temps plein ou à temps partiel
• Acquitter de sa cotisation
• Souscrire aux objectifs de l’association
• Être engagé à respecter la présente charte en signant en bonne et due forme le registre des membres de l’ACÉUS.

Condition d’adhésion

Sera considéré comme membre sympathisant toute autre personne qui aura manifesté le désir et l’intérêt vis-à-vis de l’ACÉUS Toutefois, elle n’a pas à cotiser, mais peut faire des dons.

Article VII.
Droits des membres

Les membres jouissent des droits suivants :

• De participer à toutes les activités de l’Association
• De recevoir des avis de convocation des assemblées des membres
• D’assister aux assemblées de membres
• De voter lors des assemblées des membres, chaque membre ayant pleinement le droit de membre.

Article VIII.
Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par :

• La démission ou le non-renouvellement de la cotisation,
• La radiation prononcée par le bureau exécutif pour motif grave, et ce, après que
  l’intéressé ait été invité à faire valoir ses droits à la défense,
• La fin de ses études universitaires
• La mort du membre
• La perte effective des facultés intellectuelles du membre

Article IX.
Cotisation

L’association est financée par les cotisations de ses membres et par des dons volontaires.
Les cotisations et les taux de paiements sont déterminés par l’Assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif. La cotisation est payable de manière semestrielle.

Article IX. 

Organes

Les organes de l’ACÉUS sont notamment:

• L’Assemblée Générale
• Le Bureau Exécutif.

Article IX. 
Assemblée Générale

L’Assemblée Générale se compose de tous les membres de l’association ayant le droit de vote. Les sympathisants peuvent y assister en sachant néanmoins qu’ils n’ont pas voix au chapitre.

Article XI.
Quorum

Le quorum est la moitié +1 des membres présents pour une Assemblée Générale.
Les décisions prises lors de l’Assemblée Générale ne seront valides que si ce quorum est atteint. De ce fait, elles seront considérées comme irrévocables et définitives. Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.
La présence de la moitié au moins des membres est nécessaire pour que le bureau exécutif puisse délibérer valablement.

Article XII.
Convocation de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale ordinaire se tient au début et à la fin de l’année universitaire. Une Assemblée Générale extraordinaire peut-être convoquée sur l’initiative du Bureau Exécutif ou à la demande d’un membre. L’avis de convocation à toute assemblée doit se faire par avis écrit ou par courriel adressé à chaque membre de l’Association au moins dix (10) jours ouvrables avant la date de l’assemblée. L’avis de convocation doit inclure l’ordre du jour.

Il faut noter que les irrégularités affectant l’expédition de l’avis de convocation et le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un membre n’affectent en rien la validité d’une assemblée des membres.

Article XIII.
Pouvoirs de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale est souveraine. Ses pouvoirs sont :

• Élire par poste les membres du Bureau Exécutif.
• Suspendre ou révoquer un membre du Bureau Exécutif
• Dissoudre le Bureau Exécutif
• Suspendre ou exclure un membre de l’association
• Approuver ou désapprouver le rapport du Bureau Exécutif
• Ratifier ou amender les statuts et règlements de l’association
• Trancher sur tout autre point qui lui est soumis par le Bureau Exécutif.
  Article XIV. Convocation d’une Assemblée spéciale et modalités du vote

Une Assemblée spéciale des membres de l’Association peut être convoquée en tout temps :

1. par le Bureau Exécutif (B.É) au moyen d’une résolution;
2. sur réquisition écrite adressée au président de l’Association et signée par au moins trois (3) membres. Une telle requête doit mentionner le ou les buts pour lesquels l’assemblée doit être convoquée. La requête doit contenir les informations suivantes : le nom du membre, le prénom et le nom de son représentant étudiant, son numéro de matricule, ainsi que la fonction qu’il occupe.

À défaut par le B.É. de convoquer et de tenir une telle assemblée dans les dix (10) jours ouvrables suivant la date de réception de la demande, les requérants peuvent le faire. 

Par ailleurs, les modalités d’exercice du vote sont les suivantes :

1. Chaque membre a un droit à un vote;
2. Le vote par procuration n’est pas autorisé;
3. Le vote se prend à main levée à moins que le scrutin secret soit demandé par un membre;
4. Sauf disposition contraire dans la Loi, toutes les décisions sont prises à la majorité simple (50 % + 1);
5. En cas d’égalité des voix, le président d’assemblée a une voix prépondérante.

Article XV.
Composition du Bureau Exécutif

Le Bureau Exécutif est composé de sept membres

• Un(e) président(e)
• Un(e) vice-président(e)
• Un(e) secrétaire
• Un(e) trésorier(e)
• Un(e) responsable des affaires externes
• Un(e) gestionnaire du site Internet

Article XVI.
Élection du Bureau Exécutif

Deux choix peuvent s’offrir en ce qui a trait à l’élection du B.É

 1er choix

Les 7 postes du B.É. sont élus lors de l’assemblée générale annuelle, selon la procédure décrite ci-dessous :

1. L’assemblée élit un président et un secrétaire d’élection;
2. Les mises en candidature doivent être remises au président d’élection lors de la période de mise en candidature;
3. Seuls les membres de l’Association ont le droit de vote lors de l’élection des membres du B.É;
4. Les candidats doivent se présenter brièvement à l’assemblée des membres;
5. Pour chaque poste, l’assemblée doit choisir entre le ou les candidats ou la chaise vide;
   
6. Le B.É. doit à sa première réunion suivant l’assemblée annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire d’autres dirigeants adjoints si besoin s’en fait sentir;
7. Il n’est pas nécessaire, aux fins de l’élection d’un membre du B.É, que celui-ci soit présent à l’assemblée où l’élection a lieu, mais il doit avoir signifié par écrit son acceptation d’être mis en candidature;
8. Le B.É. a la responsabilité de pourvoir à tout poste laissé vacant.

 2é choix

Il y a 7 postes à élire au C.A. Pour chaque poste en élection :

1. un candidat est élu par acclamation s’il est le seul à se présenter sur le poste;
2. lorsque le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à pourvoir,
3. le président d’élections procède au vote à main levée ou par scrutin secret;
4. il n’est pas nécessaire, aux fins de l’élection d’un administrateur, que celui-ci soit présent à l’assemblée où l’élection a lieu, mais il doit avoir signifié par écrit son acceptation d’être mis en candidature;
5. le C.A. a la responsabilité de pourvoir tout poste laissé vacant.

Article XVII.
Vacance, critères d’éligibilité et rémunération

 Vacance

En cas de vacance à un poste de dirigeant, le B.É. doit élire un autre membre du B.É pour occuper ce poste pour la durée non écoulée du terme.

Éligibilité

Toute personne ayant un statut de membre comme défini à l’article VI et respectant les critères suivants est éligible à l’un des sept (7) postes de membre en élection :

1. être une personne physique;
2. être âgé de dix-huit (18) ans ou plus;
3. ne pas être un majeur en tutelle ou en curatelle ou assisté d’un conseiller;
4. ne pas faire l’objet d’une interdiction d’exercer cette fonction par un tribunal.

 Rémunération

Les membres du B.É. travaillent strictement à titre de bénévoles et ne sont donc pas rémunérés pour leurs services. Néanmoins, ils peuvent être remboursés pour les dépenses encourues dans l’exercice de leur fonction sur présentation de pièces justificatives.

Article XVIII.
Attributions des membres du Bureau Exécutif

 Président

Son rôle essentiel est de répondre de l’ACÉUS Il veille à la bonne marche du bureau exécutif, préside les réunions et l’Assemblée Générale. Il signe toutes les
correspondances, tous les documents officiels de l’ACÉUS et tous les documents à caractère financier conjointement avec le trésorier ou avec le secrétaire muni d’une autorisation du trésorier. Il présente la démission du Bureau Exécutif à la fin de chaque mandat. Le président doit présenter un rapport annuel à l’Assemblée Générale.

Vice-président

Il seconde le président et assure son intérim en cas d’empêchement. Il coordonne toutes les activités à caractère socioculturel et sportif approuvé par le
Bureau Exécutif.

Secrétaire

Il rédige les procès-verbaux et les comptes-rendus en plus de convoquer l’Assemblée Générale sur la décision du Bureau Exécutif. Il s’occupe de la préparation matérielle des activités et contacte les personnes ressources pour toute question aux fins d’une tenue en bonne et due forme de ladite assemblée.

Trésorier

Il tient les livres de comptes, s’occupe des entrées et sorties de fond de l’association. Il présente au bureau exécutif, un rapport financier après chaque activité socioculturelle. Il présente les états financiers de l’ACÉUS à l’Assemblée Générale à la fin de l’exercice.

Responsable des affaires externes

Il s’occupe de la correspondance avec les autres associations sur le campus et avec tout regroupement socioculturel. Il contacte ces derniers ou d’autres Associations Congolaises des Universités du Québec à dessein d’organiser des activités conjointes.

Gestionnaire du site internet

Ses principales tâches sont de voir à la conception du site Web de l’ACÉUS ainsi que d’assurer de sa mise à jour. Il utilise ce moyen pour de l’information générale, les annonces ainsi que pour les activités socioculturelles de l’ACÉUS ou d’autres associations universitaires.

Article XIX.
Durée du mandat, retrait et destitution d’un membre du Bureau Exécutif (B.É)

 Durée du mandat

Un membre du B.É demeure en fonction pour un an à compter de la date de l’assemblée générale annuelle. Les membres sortants sont rééligibles.

 Retrait

Cesse de faire partie du B.É. et ce faisant d’occuper ses fonctions, tout membre qui :

1.  Perd son statut de membre;
2.  Présente par écrit sa démission au B.É.;
3.  Est absent sans justification durant trois (3) réunions consécutives du B.É.;
4.  Décède ou devient inapte;

 Destitution

Tout membre peut être destitué de ses fonctions avant terme, avec motif, par les membres ayant le droit de l’élire, au cours d’une Assemblée Spéciale convoquée à cette fin, au moyen d’une résolution adoptée par les deux tiers (2/3) des membres présents à l’assemblée.

Le membre visé par cette destitution doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée spéciale des membres convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président d’assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution

Article XX.
Amendement de la charte

La présente charte peut être amendée à tout moment par l’unique décision de l’Assemblée Générale, statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.

Article XXI.
Dissolution de l’Association

L’association a une durée illimitée. Elle ne peut être dissoute que par décision de l’Assemblée Générale, statuant à la majorité des deux tiers des membres.